開(kāi)會(huì )不是目的，解決問(wèn)題才是【亦云高效會(huì )議APP】
戰略討論、員工培訓、商務(wù)接待、部門(mén)會(huì )議……會(huì )議室儼然已經(jīng)成為公司的兵家必爭之地。對會(huì )議室越來(lái)越高的需求也伴隨著(zhù)會(huì )議室管理的難題：
會(huì )議效率低下：本末倒置，在開(kāi)會(huì )上浪費過(guò)多時(shí)間，會(huì )上慷慨陳詞，會(huì )后事不關(guān)己；
預定方式單一：臨時(shí)要用會(huì )議室，卻無(wú)法通過(guò)手機直接遠程預定；
資源浪費嚴重：有些同事開(kāi)會(huì ) 5 分鐘，預定 8 小時(shí)，真正有需求的同事卻無(wú)會(huì )議室可用；
能耗問(wèn)題顯著(zhù)：使用后沒(méi)有及時(shí)關(guān)燈關(guān)空調，造成電力資源浪費；
協(xié)同辦公困難：遠程辦公的員工無(wú)法正常參與會(huì )議。
亦云高效會(huì )議，是專(zhuān)門(mén)針對企業(yè)會(huì )議室管理的APP。
旨在幫助企業(yè)最大程度利用會(huì )議室資源、提高會(huì )議效率，進(jìn)而提高員工的工作效率。
如何預約會(huì )議室？手機電腦都能約。
可以占用會(huì )議室嗎？不可以，會(huì )議主題，會(huì )議用時(shí)，都要審核，系統還支持記錄會(huì )議紀要。
人不在公司可以開(kāi)會(huì )嗎？打開(kāi)手APP，會(huì )前查閱會(huì )議資料，會(huì )中語(yǔ)音溝通，會(huì )后查看任務(wù)分配，遠程辦公也能高效參加會(huì )議。
會(huì )議室的門(mén)、燈、空調沒(méi)關(guān)怎么辦？沒(méi)關(guān)系，打開(kāi)APP就能關(guān)，時(shí)間到了也能自動(dòng)關(guān)。
01.會(huì )議室資源高效使用
亦云高效會(huì )議支持電腦端及手機端預訂，使用者可以按需提前預定會(huì )議室。會(huì )議主題、會(huì )議時(shí)長(cháng)、參會(huì )人員都需要提交給管理員審批，會(huì )議預約情況記錄在系統中，一改“開(kāi)會(huì ) 5 分鐘，占用8 小時(shí)”的陋習。
同時(shí)，結合人體傳感器等硬件設施，系統可設定多少時(shí)間里無(wú)人在內自動(dòng)釋放會(huì )議室資源，以免會(huì )議室空著(zhù)卻因為被預約了導致無(wú)法使用，提高會(huì )議室的利用效率。
此外，人體傳感器還可以和會(huì )議室內的設備電源相連接，沒(méi)有人的時(shí)候自動(dòng)關(guān)閉燈、空調等電器，或者通過(guò)APP關(guān)閉，避免能源浪費。
02.有效推進(jìn)協(xié)同辦公
一般在開(kāi)會(huì )之前，會(huì )議組織者都需要將會(huì )議內容打印出來(lái)分發(fā)到參會(huì )人員，中間環(huán)節多且過(guò)程繁雜。
為了提高會(huì )議效率，高效會(huì )議APP支持會(huì )議資料提前上傳及會(huì )議紀要實(shí)時(shí)記錄。
參會(huì )人員可以在會(huì )議開(kāi)始前在A(yíng)PP上查看會(huì )議內容及相關(guān)材料，會(huì )前就對會(huì )議內容有個(gè)深入理解，而不是在會(huì )議開(kāi)始前幾分鐘草草看幾眼。
會(huì )議開(kāi)始后，會(huì )議記錄員打開(kāi)APP就能直接記錄會(huì )議紀要，記錄完成后一鍵發(fā)送給所有的參會(huì )人員，也可以按需要抄給上級領(lǐng)導。會(huì )上敲定的工作任務(wù)還可以通過(guò)APP派發(fā)到相應人員，并對任務(wù)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤。
高效會(huì )議不僅實(shí)現了無(wú)紙化會(huì )議，而且極大推進(jìn)了企業(yè)信息協(xié)同、業(yè)務(wù)協(xié)同、資源協(xié)同，在空間隔絕中創(chuàng )造溝通與共享，讓公司人員尤其是遠程辦公人員辦事更有效率、溝通更及時(shí)，成本更少。
03.會(huì )議智能門(mén)禁
傳統門(mén)禁保密性差，門(mén)窗管理缺乏有效控制，會(huì )議過(guò)程容易被干擾。亦云高效會(huì )議配備了智能門(mén)禁系統，系統實(shí)時(shí)同步會(huì )議室預訂信息，支持掃碼簽到使用、會(huì )中免打擾、遠程遙控開(kāi)關(guān)門(mén)等操作。
參會(huì )人員到達時(shí)間后通過(guò)掃一掃就能打開(kāi)門(mén)禁，會(huì )議期間其他人無(wú)法開(kāi)門(mén)，防止會(huì )議被干擾。
